inspectie handel
inspectie handel

Voorbereiding jaarlijkse inspectie voor handelsbedrijven

Wij bezoeken elk gecertificeerd biologisch  bedrijf minimaal eenmaal per kalenderjaar aangekondigd. Dit is niet altijd precies een jaar na de vorige inspectie.  Tijdens de jaarlijkse inspectie stellen wij vast of het bedrijf nog steeds aan de biologische voorwaarden voldoet.
Hoe lang de jaarlijkse inspectie op uw bedrijf duurt hangt af van de grootte van uw bedrijf en de manier waarop wij uw procedures en documenten kunnen beoordelen. Een goede voorbereiding door u is van groot belang om de inspectie en rapportage vlot te kunnen afhandelen.

Verloop van de jaarlijkse inspectie
Onze inspecteur zal een aantal algemene vragen stellen over uw bedrijf. Vervolgens neemt de inspecteur  uw verkoopgegevens als uitgangspunt. De inspecteur kiest een bepaald product om dit van de verkoop terug te traceren tot binnenkomst bedrijf. Hiermee controleert de inspecteur de interne traceerbaarheid binnen uw bedrijf. Daarnaast zal de inspecteur de massabalans bekijken, die u voorafgaand aan de inspectie heeft voorbereid. Aan het eind van de inspectie schrijft de inspecteur het inspectierapport.

Voorbereiding inspectie:
Onze inspecteur wil graag een paar zaken met u kunnen doornemen tijdens de inspectie. Wilt u deze alvast goed voorbereiden? Het gaat om het volgende:
Wilt u twee massabalansen maken van twee door u te kiezen biologische producten? Ga er hierbij vanuit dat de balans betrekking heeft op meerdere partijen/batches.
Let op; een traceerbaarheidstest is geen massabalans. 
De massabalans is een overzicht waarin over een relatief korte periode (een maand of kwartaal) per product de beginvoorraad en de eindvoorraad vermeld zijn en daarbij alle ontvangsten en afvoeren (aankopen en verkopen) van dit product. Klik hier voor een voorbeeld. Zou u van de aankopen en verkopen van deze producten ook de facturen klaar willen leggen?

Ook de volgende zaken wil onze inspecteur in kunnen zien:

  • Bedrijfsbeschrijving
  • Procedure traceerbaarheid
  • Klachtenregistratie
  • Factuur
  • Bio-certificaten van uw leveranciers
  • Uw Skal-productspecificaties en actuele etiketten van uw eigen label-producten (alleen indien u eigen label voert)

 

massabalans5Wat is een massabalans?

Een massabalans is een overzicht waarin over een relatief korte periode (een week, maand of kwartaal) per product de beginvoorraad en de eindvoorraad vermeld zijn en daarbij alle ontvangsten en afvoeren (aankopen en verkopen) van dit product.De hoeveelheden in dit overzicht moeten in evenwicht zijn. Zou u van de ontvangsten en aankopen van deze producten ook de vrachtdocumenten en de aankoopfacturen klaar willen leggen?  Wanneer u de opslag heeft uitbesteed en zelf geen voorraden fysiek op uw bedrijf heeft, hoeft u daarvan geen vrachtdocumenten te hebben.  Daarnaast vraagt de inspecteur u naar een verkoopoverzicht en afvoeroverzicht of van deze twee producten over dezelfde periode.

Bekijk onderstaand filmpje voor een voorbeeld van een voorbereiding van de massabalans.

 

Voorbeelden
Bekijk hier een voorbeeld van het registreren van de traceerbaarheid en een voorbeeld van de voorbereiding van de massabalans.