inspectie handel
inspectie handel

Voorbereiding jaarlijkse inspectie voor handelsbedrijven

Wij bezoeken elk gecertificeerd biologisch  bedrijf minimaal eenmaal per kalenderjaar aangekondigd. Dit is niet altijd precies een jaar na de vorige inspectie.  Tijdens de jaarlijkse inspectie stellen wij vast of het bedrijf nog steeds aan de biologische voorwaarden voldoet.
Hoe lang de jaarlijkse inspectie op uw bedrijf duurt hangt af van de grootte van uw bedrijf en de manier waarop wij uw procedures en documenten kunnen beoordelen. Een goede voorbereiding door u is van groot belang om de inspectie en rapportage vlot te kunnen afhandelen.

Verloop van de jaarlijkse inspectie
Onze inspecteur zal een aantal algemene vragen stellen over uw bedrijf. Vervolgens neemt de inspecteur  uw verkoopgegevens als uitgangspunt. De inspecteur kiest een bepaald product om dit van de verkoop terug te traceren tot binnenkomst bedrijf. Hiermee controleert de inspecteur de interne traceerbaarheid binnen uw bedrijf. Daarnaast zal de inspecteur de massabalans bekijken, die u voorafgaand aan de inspectie heeft voorbereid. Aan het eind van de inspectie schrijft de inspecteur het inspectierapport.

Massabalans
Wilt u ter voorbereiding op de inspectie twee massabalansen maken (vierkantsvergelijking) van twee door u te kiezen biologische producten? 

massabalans5Wat is een massabalans?

Een massabalans is een overzicht waarin over een relatief korte periode (een week, maand of kwartaal) per product de beginvoorraad en de eindvoorraad vermeld zijn en daarbij alle ontvangsten en afvoeren (aankopen en verkopen) van dit product.De hoeveelheden in dit overzicht moeten in evenwicht zijn. Zou u van de ontvangsten en aankopen van deze producten ook de vrachtdocumenten en de aankoopfacturen klaar willen leggen?  Wanneer u de opslag heeft uitbesteed en zelf geen voorraden fysiek op uw bedrijf heeft, hoeft u daarvan geen vrachtdocumenten te hebben.  Daarnaast vraagt de inspecteur u naar een verkoopoverzicht en afvoeroverzicht of van deze twee producten over dezelfde periode.

Bekijk onderstaand filmpje voor een voorbeeld van een voorbereiding van de massabalans.

Voorbereiding inspectie:

Wilt u de volgende zaken voorbereiden/ inzichtelijk hebben:

  • Bedrijfsbeschrijving
  • Procedure traceerbaarheid, inclusief uitgevoerde massabalans
  • Klachtenregistratie
  • Factuur
  • Certificaten van uw leveranciers. Op ons klantengebied kunt u uw certificatiegegevens delen met uw Nederlandse afnemers. Uw afnemer kan dan uw certificaat online inzien en krijgt een e-mail van Skal zodra er iets aan uw certificaat is veranderd. Natuurlijk kunt u uw Nederlandse toeleveranciers ook vragen hun certificaatgegevens met u te delen via het klantengebied. Zo kunt u de actuele certificaten van uw Nederlandse toeleveranciers tonen aan onze inspecteurs. U vindt deze service door in te loggen op de website. Na de inlog gaat u naar ‘Certificaten uit mijn netwerk’. Daar vindt u een handleiding en kunt u aangeven met wie u uw certificaatgegevens wilt delen.

Voorbeelden
Bekijk hier een voorbeeld van het registreren van de traceerbaarheid en een voorbeeld van de voorbereiding van de massabalans.